Kuidas juhtida muutusi nii, et need ka tegelikult toimiksid?

Muutused ei kuku tavaliselt läbi sellepärast, et idee oleks halb. Enamasti kukuvad need läbi seetõttu, et inimesed ei saa aru, miks neid tehakse või ei nähta tulemust, kas see päriselt lahendab soovitud kitsaskohta. Sellepärast töötavad väikesed, läbipaistvad ja mõõdetavad muudatused paremini kui suured programmid, mille alguses on tihti palju entusiasmi ja lõpus… vaikus.

Iteratiivsus loob õppimise ruumi

Iteratiivne muutus tähendab väikeseid, läbimõeldud samme. Selle asemel, et muuta kogu süsteem korraga, valime ühe fookuse, katsetame midagi konkreetset ja vaatame, mis juhtub. Nii väheneb risk ja kasvab õppimine. Näiteks ühes meeskonnas tajuti, et koosolekud on venivad ja infovaesed. Selle asemel, et kogu koosolekustruktuur ümber teha, otsustati alustada ühest muudatusest: viia iganädalane 45-minutiline koosolek 30 minutile ning hoida fookus ainult kolmel küsimusel ja tulemusel. Kahe nädala pärast küsisime meeskonnalt, kas see aitas neil paremini valmistuda ja aktiivsemalt osaleda. Tulemused olid üllatavalt positiivsed, sest see üks väike muudatus vabastas aega ja suurendas kohalolekut.

Läbipaistvus loob usalduse ja kaasatuse

Läbipaistvus ei tähenda ainult info jagamist – see tähendab ka seda, et inimesed mõistavad, miks midagi muudetakse ja mida me sellega soovime saavutada. Kui meeskond näeb muutust kui võimalust, mitte kui käsukorras tulevat "parandust", kasvab kaasatus ja vastutus.

Näiteks otsustas juht võtta kasutusele fookustunni – igapäevase aja, kus keegi kedagi ei sega. Selle asemel, et lihtsalt eeldada, et kõik järgivad, jagati tiimidega, miks see muudatus oluline on: “Me vajame iga päev vähemalt tund aega, kus saame segamatult töötada. Vaatame kuu aja pärast, kas see aitab meil rohkem ära teha või mitte.” Selle aususe ja läbipaistvuse tõttu võtsid inimesed muudatuse omaks ja toetasid seda.

Mõõdetavus aitab mõista, kas liigume õigel teel

Sageli kipuvad muudatused vajuma igapäevaellu märkamatult. Kui ei ole lihtsat viisi mõista, kas muutus mõjub, on seda raske hinnata või korrigeerida. Mõõtmine ei pea tähendama keerulisi KPI-sid – piisab väikestest “pulse-checkidest”.

Näiteks tiim, kes soovis parandada tagasisidekultuuri, võttis kasutusele 5-minutilise “tagasisideringi” iga nädala lõpus. Lisaks vastasid nad Google Formi kaudu kord kuus küsimusele: “Kas oled saanud viimase kuu jooksul konstruktiivset tagasisidet, mis sind aitas?” See mõõdik andis juhtidele ja tiimile signaali, kas muudatus liigub õiges suunas või vajab kohandamist.

3 sammu, et sinu muudatused hakkaksid toimima

1. Vali üks fookus korraga – ära püüa kogu süsteemi korraga muuta. Alusta väikese, selge muudatusega.

2. Tee mõte nähtavaks – jaga, miks midagi katsetad ja mida loodad selle kaudu parandada.

3. Tagasiside olulisus – kas see muutus päriselt aitas? Mõõda lihtsalt, kas inimesed tunnevad väärtust.
   

Muudatus ei pea olema valus ega täiuslik. Piisab, kui ta on teadlik.

Kui muudatus on väike, läbipaistev ja mõõdetav, saavad kõik sellest osa võtta, seda mõista ja sellesse panustada. Just siis hakkab organisatsioon tõeliselt liikuma – koos oma inimestega.